Googleスプレッドシートのセルにプルダウンリストを作る方法を解説します。
プルダウンリストとは
プルダウンリストとは、セルの中に入力する項目を特定のものから選択できるようにする設定の事です。
見ないとわからないって場合は、以下の画像を参考にしてください。こんなやつを作ります。もし思っていらっしゃったのと違ったら、別のサイトを探してみてくださいね。
他の人と共同でシートを操作し、入力する文言を統一しなければいけなかったり繰り返し入力になってしまう場合には非常によく使われる方法です。
Excelではよく使っているけれど、スプレッドシートだとどこで設定できるかわからない！という方も、意外と多いんじゃないでしょうか。
Googleスプレッドシートでプルダウンリストを作成する方法
それでは早速、プルダウンリストを作成していきましょう。
「データの入力規則」機能を利用する
まず、プルダウンリストを作成したいセル上で右クリックしてください。
右クリックするとメニューが出てきますが、その一番下に「データの入力規則」という項目があるのでそこをクリックしてください。
この「データの入力規則」という機能を利用して、プルダウンリストの設定を進めていきます。
「データの入力規則」の設定方法
「データの入力規則」の項目をクリックすると、以下のような画面が出てきますので、ここから設定を行っていきます。
「セルの範囲」の設定
まずは「セルの範囲」の設定です。
こちらでデータの入力規則を適用する範囲を指定します。
複数範囲を指定したい場合、入力フィールドの右端にあるアイコンをクリックすれば、実際のセル上を直感的に指定することが可能です。
今回は特定の1つのセルのみに適用してみます。
「条件」の設定
次に、「条件」の設定です。こちらは大体「リストを範囲で指定」か「リストを直接指定」の2つから選べば良いです。
「リストを範囲で指定」で設定する場合
「リストを範囲で指定」で設定する場合、プルダウンリストに設定したい項目をシートのどこかに記述して指定してあげればOKです。「セルの範囲」と似たような画面になってしまいましたが、以下画像も参考にして下さい。
プルダウンリストに入力する項目をサクッと差し替えたい場合は、「リストを範囲で指定」の方が比較的簡単に差し替えできるように感じています。
「リストを直接指定」で設定する場合
上の画像に「リストを範囲で指定」という項目がありますが、該当項目をクリックするとプルダウンリストが出てきます。このうち、「リストを直接指定」の項目を選択して下さい。
すると、「リストを直接指定」のプルダウンの右側に「アイテムをカンマで区切って入力します」という項目が出現するので、この中にプルダウンリストに入力したい事項を埋めていってください。
先程と同様に、ギターの名前を入力してみました。
「セルにプルダウン リストを表示」にチェックを入れる
「セルにプルダウン リストを表示」にチェックを入れておいてください。これで、先程入力した項目でプルダウンリストが表示されるようになります。
私の環境だとデフォルトでチェックが入っていましたが、皆さんのところではどうかよくわからないので念の為。
ちなみに、「セルにプルダウン リストを表示」のチェックを入れないとプルダウンリストは表示されませんが、セルをダブルクリックすると入力候補が表示されたりします。プルダウンリストと何が違うんだろう…。
「無効なデータの場合」の設定
「無効なデータの場合」の設定については、「警告を表示」と「入力を拒否」の2パターンがあるのでお好みの方を選択してください。
「警告を表示」では、「条件」で指定したアイテム以外の入力をすると、入力自体は可能ですが「無効:指定したリスト上のアイテムを入力してください」という警告文が出てきます。
一方、「入力を拒否」で設定すると、「条件」で指定したアイテム以外の入力をすると、「問題が発生しました」と入力そのものができなくなります。
「デザイン」の設定
最後に「デザイン」の設定です。
「検証ヘルプテキストを表示」というチェックボックスがありますが、こちらをクリックして設定するとプルダウンリストを設定したセルをクリックするとちょっとした説明を出す事ができるようになります。こんな感じ。
任意の文字列を設定が可能なので、もし何かメモを残しておきたいっていう場合には設定してみると良いかもしれません。
必須事項ではありませんので、今回の検証においては入力をしていません。
入力内容を確認して、保存をクリック。
ここまで入力すると、設定は完了になります。
画面右端にある「保存」をクリックして作業を完了して下さい。
設定したプルダウンリストを確認する
それでは、設定したプルダウンリストを確認してみましょう。
セルの右側に「▼」が表示されているのがわかるかと思いますが、これが表示されていればプルダウンリストが設定されている事を示しています。
この「▼」印をクリックして、先程設定したアイテムが表示されていれば完了です。
お疲れ様でした！
まとめ：スプレッドシートでもプルダウンリストは作れる！
ということで今回はスプレッドシートでプルダウンリストを作る方法でした。
クラウド版Excelみたいな感じで非常に使い勝手の良いスプレッドシートですが、操作感は異なるところですので少々迷う所もあるかと思います。現に私もよく迷っています。
特にプルダウンリストはよく使うという方も多いと思うので、今回私の備忘録も兼ねて記事化してみました。お役に立てば幸いです。
それでは！
