スプレッドシートでチェックボックスを作る方法をまとめました。
また、ただ作るだけでなく、チェックボックスを作って他の関数や機能と連携して活用する方法についても書いています。
他の表計算ソフトでもそうですが、チェックボックスを作る事ってよくありますよね。ToDoリストで利用する例が最たるところでしょうか。Excelだと「☑」みたいな記号を使って記入しているところが、スプレッドシートではオフィシャルでチェックボックスを設置する機能があったりします。
ちなみに、スプレッドシートでチェックボックスを作る手順についての、Google公式ヘルプはこちらです。文字ばかりなので分かりにくいなぁと思ったので、当記事は実際の使い方を含め図表を使いながら解説しているのでご参考頂ければと思います！
https://support.google.com/docs/answer/7684717?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ja
スプレッドシートでチェックボックスを作る方法
まずスプレッドシートでチェックボックスを作る方法ですが、非常に簡単です。
ファイルタイトル下の「挿入」カテゴリをクリックすると各種メニューがでてくるのですが、その中に「チェックボックス」の項目があります。
チェックボックスを挿入したいセルを指定した状態でこの「チェックボックス」をクリックすれば、指定したセルにチェックボックスが挿入されます。非常に簡単ですね！
このチェックボックス、チェックの有無でセル値が入力されます。チェックを入れていると「TRUE」、チェックが外れていると「FALSE」という感じです。
チェックを入れていると「TRUE」
チェックが外れると「FALSE」
この「TRUE」と「FALSE」という要素も使いながら、チェックボックスを活用していくことが可能です。
チェックボックスを活用して色々やってみる
せっかくなので、チェックボックスを活用して色々やってみましょう。
ToDoリストを作る
まずはオーソドックスにToDoリストを作ってみました。やらなければいけないことや予定を書き、完了したものからチェックを付けていくやつです。
ToDoリストの要素としてチェックボックスを使っている人も多いんじゃないでしょうか。
COUNTIF関数を使ってチェックの数の集計&グラフ作成
COUNTIF関数を使って、チェックボックスで入力される「TRUE」「FALSE」の数の集計をしたりすることも出来ます。数式は以下のような感じ。
- =countif(A2:A10,True)
- =countif(A2:A10,False)
A2からA10の範囲で、TRUEおよびFALSEの数を集計してくれる関数です。
先程のToDOリストを使うと、完了・未完了のタスクの数を集計して施策がどれくらい進んできたか把握するのにも使えますね。
数字だけだとわかりにくいという方は、グラフも合わせて作っちゃうといいかもしれません。
グラフの挿入方法
ファイルタイトル下の「挿入」カテゴリの中に「グラフ」の項目がありますので、集計したセルを指定して「グラフ」を実行すれば自動で円グラフが出てきます。
条件付き書式を使って、色が付くようにする
チェックを入れると指定した範囲に色を付けるようにしてみました。こうすると残タスクが明確でわかりやすいですね。
これは「条件付き書式」の設定を使っています。設定方法は以下のとおりです。
「条件付き書式」の設定で色を付けるように設定する方法
ファイルタイトル下の「表示形式」タブの中にある「条件付き書式」から設定が可能です。
「条件付き書式」をクリックすると設定画面が出てくるので、各種設定をしてみて下さい。
今回は以下のように設定しています。色は1色でいいので「単色」で設定しています。
- 範囲に適用
- チェックボックスを含む表の範囲を指定して下さい。
今回の表の場合、範囲はA2〜B10までの範囲なので「A2:B10」と指定しています。
- チェックボックスを含む表の範囲を指定して下さい。
- 書式ルール
- 「カスタム書式」に設定
- 式は「=$（チェックボックスがある列の一番上のセル）=True」で設定して下さい。
今回については、A2がチェックボックスがある列の一番上のセルなので、「=$A2=True」と設定しています。
- 書式設定のスタイル
- ここで色味を決定することが出来ます。お好みの色をどうぞ！
他になにか思いつけば追加していくかもです！
その他
セル値を「TRUE」「FALSE」以外に設定する
前述の通り、チェックボックスにチェックを入れると「TRUE」か「FALSE」のセル値が入力されるのですが、このセル値は変更することが可能です。設定は以下の通りです。
チェックボックスを設定している範囲を指定し、タイトル下の「データ」タブより「データの入力規則」から設定できます。
「データの入力規則」では以下のように設定してみて下さい。
- セル範囲
- チェックボックスを設定している範囲を指定。
- 条件
- チェックボックスを指定。チェックボックスを指定している場合は、既に入力されています。
- 「カスタムのセル値を使用する」にチェックを入れてください！
- 「カスタムのセル値を使用する」にチェックを入れると、「チェックマーク付き（通常TRUE）」と「チェックマークなし（通常FALSE）」の場合のセル値を入力する事が可能となります。
上記を設定が終わったら、右下の「保存」を押すと設定完了です。
今回は「チェックマーク付き」の項目を「完」、「チェックマークなし」の項目を「未完」にしてみました。以下の画像のように変わります。
セル値として「完」が入力されています。
セル値として「未完」が入力されています。まとめ
今回は、スプレッドシートでチェックボックスを作る機能と、その活用方法についてまとめてみました。
Excelには搭載していない機能なので、ExcelでToDo管理しているよ！というような方はスプレッドシートに切り替えてみるのも良いかもしれません。クラウドツールなのでどの端末からもアクセスが可能となっていますし、より快適にToDo管理ができるようになるかもしれませんね！
私もまだまだ初心者なので、気づいた事があれば少しずつ加筆修正していければと思っております。皆様のお役に立てば！ということで、他の方も参考になりそうな学んだことはガンガンアウトプットしていきますね！
それでは！
